Finansforbundets personvernerklæring

  1. Om Finansforbundet

Finansforbundet er en arbeidstakerorganisasjon i finanssektoren, som jobber for at ansatte i finans og IT skal få bedre lønnsvilkår, riktig kompetanse og en attraktiv arbeidsplass. Vi behandler personopplysninger for å administrere medlemsforholdet til våre medlemmer, samt forestå juridisk saksbehandling for disse.

Bruk av personopplysninger reguleres av personopplysningsloven, EUs forordning om personvern, bokføringsloven og eventuelle andre relevante lover.

  1. Behandlingsansvarlig

Finansforbundets ved forbundsstyret har det overordnede ansvaret for at Finansforbundets behandling av personopplysninger foregår etter personopplysningslovens bestemmelser (behandlingsansvarlig).

Oversendes opplysninger om deg til Finansforbundets samarbeidspartnere/tjenesteleverandører, vil tjenesteleverandøren være databehandler for disse opplysningene.

 

  1. Personvernombud

Finansforbundets personvernombud er:

Advokat Ida Flaatten
ida.flaatten@finansforbundet.no
mob: 40855501

Medlemmer kan alltid henvende seg til personvernombudet med personvernrelaterte spørsmål.

 

  1. Personopplysninger tilknyttet medlemskap i Finansforbundet

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med opprettelse og administrering av medlemskap i Finansforbundet foretas av ansatte i prosessområdene «Oppslutning» og «Økonomi».

 

    1. Behandlingsgrunnlag

Behandlingen av medlemmers personopplysninger foretas for å opprette, følge opp og administrere den enkeltes medlemskap samt benyttelse av medlemsfordeler.

Finansforbundet behandler opplysninger om medlemmer i denne forbindelse med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i personopplysningslovens art 6 (1) b og 9 (2) d.

 

  1. Hvilke opplysninger behandles

Finansforbundet behandler følgende medlemsinformasjon:

  • Personalia (herunder navn, adresse, e-post, telefon, fødselsnummer, kjønn)
  • Kontingent
  • Arbeidssted, eventuelt tillitsverv, utdanning
  • Endringer i arbeidsforhold (herunder dagpenger, permisjon og pensjon)
  • Helseopplysninger (herunder vedtak om arbeidsavklaringspenger og uføret)
  • Loggføring av dato for utsendelse av elektronisk medlemsoppfølging (herunder bekreftelse på innmelding/utmelding, utsendelse av nyhetsbrev, gullnål, benyttet coaching, kursdeltakelse, hytteleie, e-poster med diverse medlemsinformasjon)
  • Utmeldingsårsak

Finansforbundet sender og mottar videre kontingentfiler og e-poster fra arbeidsgiver/lønningskontorer med personopplysninger og trekkbeløp.

 

    1. Tilgang til medlemsregisteret

Alle ansatte i Sekretariatet skal bistå våre medlemmer, og er avhengig av tilgang til medlemsregisteret. Alle ansatte undertegner en taushetserklæring ved tiltredelse.

    1. Hvem deler Finansforbundet opplysningene med

Finansforbundet utleverer ikke medlemsopplysninger til utenforstående/tredjeparter. Lister over medlemmer oversendes lønnsavdelingen i bedriftene og bedriftens tillitsvalgte. Oversikt over medlemmer overføres videre til våre samarbeidspartnere som Gavekorttorget, YS medlemsfordeler, YS app, og Gjensidige i henhold til databehandleravtale.

Hvis medlemmet ikke har gitt samtykke til annet, skal våre samarbeidspartnere kun benytte medlemslistene til å verifisere medlemskap i forbindelse med benyttelse av medlemsfordeler. Medlemslister sendes ikke elektronisk med mindre det er tilstrekkelig sikkerhet gjennom kryptering.

For å utvikle Finansforbundet til det beste for våre medlemmer, utføres medlemsundersøkelser. Deltakelse i slike undersøkelser er frivillig og anonyme. Der Finansforbundet benytter ekstern samarbeidspartner i denne forbindelse, inngås databehandleravtale.

 

  1. Retting av opplysninger

Alle medlemmer har tilgang til «MinSide» på finansforbundet.no. «MinSide» er beskyttet med brukernavn og passord. Hver 6 måned må medlemmer ved innlogging foreta en automatisk periodisk kontroll av lagrede personopplysninger.

Forespørsel om retting eller supplering av opplysninger kan for øvrig rettes til medlemsregisteret som verifiser korrekthet av forespurte endringer av opplysninger, og foretar endring. Finansforbundets personvernombud kan også alltid kontaktes.

    1.  Nyhetsbrev, Finansfokus og SMS

Ved innmelding får medlemmer automatisk tilsendt nyhetsbrev fra Finansforbundet på oppgitte e-postadresse. Finansfokus er Finansforbundets medlemsmagasin, og blir tilsendt medlemmene per post til oppgitte hjemmeadresse. For å kunne gi medlemmene denne medlemsfordelen deles personopplysninger med vår distributør i henhold til databehandleravtale.

Nyhetsbrev og Finansfokus er Finansforbundets kanaler for å spre informasjon til medlemmene. Her får medlemmene relevant og viktig informasjon tilknyttet medlemskapet, herunder informasjon om forhandlinger av lønn og våre tariffavtaler. Medlemmet kan selv reservere seg mot tilsendelse av nyhetsbrev på «MinSide».

Det er kun medlemmer som uttrykkelig har akseptert det på Minside, som mottar SMS fra Finansforbundet.

 

    1. Sletterutiner

Medlemsopplysninger skal slettes når det ikke lenger er saklig behov for å oppbevare dem. Personopplysninger relatert til medlemsforholdet skal være oppdaterte og korrekte. Medlemsregisteret vaskes hver måned. Medlemsopplysninger slettes 5 år etter utmelding, dette for å på en hensiktsmessig måte ivareta våre forpliktelser etter bokføringsloven § 13.

Vedtak om endringer i arbeidsforhold (herunder dagpenger, permisjon og pensjon) og helseopplysninger (herunder vedtak om sykemelding, arbeidsavklaringspenger og uføret), slettes umiddelbart etter mottakelse. Opplysningene er nødvendig for Finansforbundet for å sikre riktig kontingent/fritak fra kontingent, samt refundering av kursavgift.

 

  1. Juridisk saksbehandling

Behandling av medlemmers personopplysninger foretas av saksbehandlere i prosessområdene «Forhandlinger» og «Juridisk» i forbindelse med juridisk saksbehandling. En medlemsfordel i Finansforbundet er juridisk bistand av Finansforbundets jurister: Et medlem som tar kontakt får individuell juridisk bistand fra advokat/advokatfullmektig. Tillitsvalgte og medlemmer får videre kollektiv rettslig bistand fra advokat/spesial rådgivere.

Finansforbundet behandler i denne forbindelse opplysninger om medlemmer med hjemmel (behandlingsgrunnlag) i art 6 (1) bokstav b, art 9 (1) bokstav b og art 9 (2) d.

Vårt saksbehandlersystem fungerer som et elektronisk saksmappesystem ved juridisk oppfølging, der relevant og nødvendig skriftlig korrespondanse i saken lagres. Saksdokumentene slettes 10 år etter endt saksbehandling.

Eventuelle fysiske saksmapper oppbevares i låst skap, og saksmappen makuleres etter endt saksbehandling.

  1. Cookies

Vi bruker informasjonskapsler utstedt av tredjepart for å gi deg mer relevante annonser og relevante tilbud i andre kanaler. Dette er data basert på innhold og sider du har besøkt hos oss. Disse informasjonskapslene inneholder kun aggregert informasjon og ingen opplysninger som kan identifisere deg som bruker. Les mer om bruk av cookies

  1. Statistikk

Alle besøk på finansforbundets digitale kanaler etterlater elektroniske spor. Finansforbundet bruker opplysningene til å lage statistikk, som for eksempel viser hvilke sider som er mest lest. På denne måten kan vi forbedre tjenestene på finansforbundet.no

  1. Sikkerhet

Finansforbundets servere og IT-systemer driftes av firmaet Intility. Der sensitive personopplysninger sendes elektronisk, skal dette være kryptert.

  1. Dine rettigheter som medlem

Medlemmer har krav på innsyn i de personopplysningene som er registrert om dem selv. Uriktige opplysninger skal korrigeres, og opplysningene skal slettes når det ikke er behov for dem.  Ved spørsmål eller uenighet om hvordan personopplysninger behandles, kan personvernombudet alltid kontaktes. Send e-post til ida.flaatten@finansforbundet.no (personvernombud) merket «personopplysninger».

Medlemmer har videre rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av personopplysninger:

Datatilsynet
e-post: postkasse@datatilsynet.no
telefon: 22 39 69 00