Hvorfor så mange møter?

Løper du fra møte til møte, der det ene møtet genererer et nytt? Det kan du bare slutte med, i følge forskere.

 Løper du fra møte til møte, der det ene møtet genererer et nytt? Det kan du bare slutte med, i følge forskere.
Løper du fra møte til møte, der det ene møtet genererer et nytt? Det kan du bare slutte med, i følge forskere.

Det er nesten som de formerer seg. Brer seg utover arbeidskalenderen, som de ekstra kiloene i desember. Og boom! så sitter du der, i møte, etter møte, etter møte.

Forskning viser at det holdes flere og flere møter, uten at det blir besluttet noe særlig mer. Det er jo en lei sak når tiden allerede er knapp.

FOMO eller FODO?

Viktoria Stray har forsket på møter og jobber som førsteamanuensis ved UiO og som forsker ved SINTEF Digital.

Det startet med at hun skulle forske på hvordan IT-prosjekter kunne bli mer suksessfulle. En av bransjens «smidige metoder» (i følge IT-guruene), var å innføre daglige morgenmøter.

– Tanken var at morgenmøtet skulle erstatte andre møter, men det skjedde ikke. Morgenmøtene kom bare i tillegg og gjorde at de ansatte brukte mer tid i møter. Det er ikke bra, sier Viktoria.

Hvis det ikke er nok informasjon om hva møtet handler om, takker de med FOMO høflig ja.

Viktoria Stray

Og vipps, så var hun selv shanghaiet fra å skulle forske på suksessfulle IT-prosjekter til å forske på møtevirksomhet. Viktoria sier engasjert.

– Jeg synes det er fascinerende å se hvordan man kan effektivisere arbeidsdagen og ville finne ut mer.

To underlige tendenser åpenbarte seg. Den ene var FOMO – fear of missing out.

– Hvis det ikke er nok informasjon om hva møtet handler om, takker de med FOMO høflig ja. Derfor er det bra å gi tilstrekkelig med informasjon om hva møtet skal handle om, slik at de som ikke trenger å delta, kan takke nei.

Viktoria fant også det hun kaller FODO.

– Fear of dissapointing others, sier forskeren og ler litt av forkortelsen. Hun forklarer:

– Det handler om at folk er redde for å skuffe hverandre. La oss si at noen kaller inn til et kjempespennende møte om de nye skattereglene, og så svarer folk ja bare for å ikke skuffe møteholderen, mens de egentlig burde jobbe med noe helt annet.

Både FOMO og FODO stjeler tid fra viktigere arbeid. I tillegg kan FODO også gjøre at man kaller inn flere enn nødvendig, for at ingen skal risikere å bli skuffet over å ikke bli invitert.

Hva er et godt møte?

Over ti år  har Viktoria studert møtevirksomhet i norske bedrifter. . Da hun spurte en rekke finans- og IT-folk om hva de husker som deres beste møter, ble hun overrasket.

– De fleste synes et godt møte er på mellom 4-6 personer, og det er litt morsomt, for akkurat det samme viser gammel forskning. En av grunnene til det, er at da får alle deltakere mulighet til å snakke like mye.

Møter med 4-6 deltakere er de beste, sier både folk og forskning.
Møter med 4-6 deltakere er de beste, sier både folk og forskning.

Spontane møter er også effektive fordi de ofte er koblet til fremdrift og aktualitet.

Hva med fellesmøter, infomøter og arbeidsmøter, som er mer planlagte og folksomme?

– De kan også være gode, men her er det viktig å være transparent. I møteinnkallelsen bør du informere om hva møtet skal handle om, slik at flest mulig som ikke trenger å delta, takker nei.

En vanlig «feil» folk gjør, når de er i et møte og oppdager at det ikke er relevant for dem, er at de begynner å multitaske. Svarer på mail, leser avisen og forsvinner fra samtalen.

–  Det ødelegger for andre, viser forskning. Da er det bedre å være rause med hverandre og heller la folk få forlate et møte.

Det oppfordrer også Tesla-grunnlegger Elon Musk sine ansatte om å gjøre. Han ber de forlate møter om de ikke har noe å bidra med.

Tidspunktet er også viktig.

– Kronobiologi (vitenskapen om livsrytmer) viser at mennesker interesserer og konsentrerer seg best kl. 10:00. Derfor er det dumt å legge et generelt informasjonsmøte til det tidspunktet. Da bør heller folk få jobbe med vanskelige ting.

Et arbeidsmøte som krever dyp konsentrasjon, derimot, er perfekt kl. 10:00.

Svensk forskning

Også i nabolandet forsker de på møter. Der har Malin Åkerström, Vesa Leppan og Patrik Hall ved Universitetet i Lund og Malmö publisert sine funn i boken ”Mötesboken – Tolkningar av arbetslivets sammanträden och rosévinsmingel”.

De peker på demokratiseringen som en grunn til stadig flere møter.

– Demokratiseringen er både formell, gjennom at flere yrkesgrupper må konsulteres i en beslutning, og uformelt med forventede krav til konsensus og medbestemmelse fra ulike grupper, sier Malin Åkerström i en artikkel på Forskning.se

At et møte skal vare i 60 minutter er en fiktiv greie påvirket av vaner og normer, som er veldig lurt å endre på.

Viktoria Stray

Mer komplekse organisasjoner påvirker også. Koordinering av dette løses i stadig flere møter, men hvem som tar beslutninger på tvers av samarbeidende organisasjoner, er ofte utydelig. Så da må man ha et oppfølgingsmøte om dét.

 

50 er det nye 60

Har du hørt om Parkinsons lov? Det er et prinsipp som sier at «arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden det har til rådighet». Kaller du inn til et møte på en time, noe som er verdensgjennomsnittet, varer det en time.

– At et møte skal vare i 60 minutter er en fiktiv greie påvirket av vaner og normer, som er veldig lurt å endre på, påpeker Viktoria Stray.

Nettopp det har både Google og Microsoft gjort noe med. I de nye kalenderfunksjonene, er det nå mulig å sette den nye standarden for et møte på 50 og 25 minutter. Hvorfor?

– Fordi man skal rekke å forflytte seg, gå på toalettet, hente kaffe og koble seg på utstyr,. Har man møter back-to-back kommer du for sent. Det gjør at du selv blir frustrert og de som venter blir frustrerte, noe som reduserer møtekvaliteten, forklarer hun.

Det er bedre med tidspress i et møte enn mellom møter.

– Vi må bli flinkere til å ha kortere møter, så skru på disse funksjonene på maskinen din, oppfordrer hun.