Hei, jeg heter Chatbot. Hva kan jeg hjelpe med?

Nå skal du reboardes – gjør deg klar for hybrid-kontoret

Etter halvannet år med ufrivillig hjemmekontor, har de fleste av oss fått svart belte i digital samhandling. Ifølge ekspertene blir ingenting som før. Hvordan bør vi egentlig reboardes etter pandemien?

KULTUR PÅ KONTORET: Det er viktig at alle er innom kontoret regelmessig for å bygge kultur og overføre kompetanse til kolleger, mener Brita Alsos divisjonsdirektør i HR i DNB. Banken innfører likevel større fleksibilitet og tilbud om hybridkontor til sine ansatte. (Foto: Björn Audunn Blöndal/Pressworks)

– Pandemien har endret måten vi jobber på totalt – for alltid, sier Brita Alsos, divisjonsdirektør i HR i DNB. Over sommeren ventes over 5000 DNB-ansatte tilbake til sine fleksible plasser på hovedkontoret i Bjørvika, men ifølge Alsos må både ledere og medarbeidere venne seg til en ny arbeidsform. 

– Det har vært en øyeåpner for mange at det har fungert så godt å jobbe hjemmefra. Vi har hatt bratt læringskurve, men har lært oss å samhandle effektivt gjennom digitale kanaler. Vi har også tilrettelagt både med gode verktøy, opplæring og kompetanse for å håndtere denne måten å jobbe på, forteller hun.

Oppgraderte møterommene

Alsos understreker likevel at banken ønsker en hybridløsning, altså en ordning der ansatte kan flekse mellom å jobbe hjemme og være på kontoret innenfor gitte rammer. Hun mener det er viktig at vi fortsetter å møtes fysisk på kontoret, i alle fall en gang i blant, også de som mener de jobber best hjemme og trives godt med det. 

– Vi må ikke bare tenke på én og hver av oss, men også på hva hver enkelt kan bidra med inn i kulturen på jobb og den daglige samhandlingen. At vi møtes på jobb bidrar jo også til kompetanseoverføring til yngre ansatte og til nyansatte, forteller Alsos.  

– Det er mange gode grunner til at vi trenger å møtes på kontoret, men vi ønsker å legge til rette for både fysisk og digital samhandling, sier hun. Blant annet har DNB oppgradert mange møterom med bedre video- og lydanlegg for å øke følelsen av tilstedeværelsen for de møtedeltakerne som sitter et annet sted.  

Lytt til behovene

Fagansvarlig psykolog Oshadie Samarakoon i Eyr sier seg enig i at en glidende overgang mot en hybridløsning er det beste for medarbeiderne, og hun understreker viktigheten av å lytte til hver enkelt ansatts behov i reboardingsprosessen. 

TOMME GANGER: Slik har det sett ut i DNBs lokaler på Bjørvika i dag. Over sommeren skal 5000 ansatte komme tilbake til kontoret og skape nytt liv. (Foto: Björn Audunn Blöndal/Pressworks)

– Noen ansatte savner kontoret og har behov for å kommer fort tilbake. Kanskje fordi de bor alene, bor trangt, eller av ulike grunner ikke har en god arbeidssituasjon hjemme. Noen har et stort behov for skille jobb-hverdagen fra hjemme-hverdagen, sier hun. 

Ensomhet på hjemmekontor

Samarakoon har hatt stor pågang med pasienter som føler seg ensomme eller på andre måter lider psykisk som et resultat av pandemien. 

På andre siden har vi medarbeidere som ikke har de samme sosiale behovene, trives godt med å jobbe hjemme og liker å gjøre ting på sin egen måte. Noen jobber rett og slett best i fred og ro hjemme. 

– Så vil det være noen som fortsatt er bekymret for smitte til tross for at de fleste vil være vaksinerte til høsten. Noen er kanskje i risikosonen og kvier seg litt for å sitte tett på kolleger igjen, forteller Samarakoon.

– Noen medarbeidere synes faktisk det kan være vanskelig å møte kolleger igjen. Det kan være så mange ting å ta hensyn til. Alle disse tingene er unikt for hver person, forteller hun og understreker viktigheten av å unngå at reboarding-prosessen fører til økt uro, som kan gjøre at medarbeidere mister fokus på målene sine, som igjen kan påvirke selskapets resultater. 

GRUER SEG: – Selv om de fleste av oss gleder oss til normal arbeidshverdag, må vi være åpne for at noen faktisk gruer seg til å komme tilbake til kontoret, sier fagansvarlig psykolog Oshadie Samarakoon i Eyr. Å lytte til hver enkelt ansatt er svært viktig i denne såkalte reboarding-fasen. (Foto: Eyr)

Pandemien har satt spor

– Det er viktig at ledere tenker gjennom hva medarbeiderne sine har vært gjennom under denne pandemien. Vi har alle blitt berørt på ulike måter. Alle ansatte er forskjellige, med ulike styrker, svakheter og behov. Noen har opplevd tap og sorg, noen er bekymret for helsen sin, noen har opplevd økt ensomhet, andre kjenner seg fremmedgjort og noen har fått kraftig redusert livskvalitet på ulike måter, sier hun. 

Situasjonen under pandemien kan ha satt spor i psyken hos noen medarbeidere. Det er viktig at ledere og kolleger viser forståelse for at alle har ulike behov. 

Under pandemien har Oshadie gitt psykologisk bistand til en lang rekke pasienter via lege-appen Eyr. Nå tilbyr hun, i kombinasjon med lege-team, rådgivning til ledere og HR-avdelinger for hvordan selskaper skal planlegge og tilrettelegge reboardingen etter pandemien.   

– Det kan være krevende for ledere å ta stilling til alle små og store faktorer som påvirker reboardingprosessen. Ikke alle ansatte er komfortable med å fortelle alt om sin situasjon til lederne sine, dermed kan det være en ekstra trygghet å hente hjelp av noen utenfor organisasjonen, sier hun.  

Krevende hjemme-år

Å lytte til de ansatte har vært sentralt for DNB gjennom hele pandemi-året. Og det blir sentralt fremover, bekrefter Alsos. 

– Vi skal ikke legge skjul på at det har vært krevende å jobbe hjemmefra. Vi har veldig stor tro på at en hybridløsning skal bli bra. Nå henter vi det beste fra erfaringen med hjemmekontor og fordelene det er å møtes på kontoret, sier divisjonsdirektøren. 

STILLE FØR STORMEN: Det er rolig i kantina i DNBs lokaler på Bjørvika. (Foto: Björn Audunn Blöndal/Pressworks)

DNB hadde allerede før pandemien innført såkalt free seating, og siden DNB er en internasjonal virksomhet er de ansatte godt vant til å samarbeide med kolleger på ulike lokasjoner i inn- og utland. Undersøkelser blant medarbeidere under pandemien viser at det er et stort ønske om å jobbe mer fleksibelt og for å videreføre økt bruk av hjemmekontor. De neste månedene kommer banken til å teste ut og evaluere nye løsninger. 

– Jeg tror dette kommer til å bli kjempebra, sier Alsos. 

– En hybrid arbeidshverdag passer veldig godt til vårt leder- og medarbeiderprinsipp: «Gi slipp og grip muligheter». Dette betyr at vi må ha tillit til våre ledere og medarbeidere når vi kombinerer fysisk og digital samhandling – til det beste for organisasjonen og den enkelte ansatte.

Vi har i Folk og Fag-spalten tidligere skrevet om rettigheter på hjemmekontor under pandemien. Når ordninger om hjemmekontor eller såkalte hybridløsninger innføres mer eller mindre permanent, er det flere problemstillinger som aktualiseres. 

Rettigheter på hjemmekontoret

Samarakoon kan fortelle at Eyr noterer seg en kraftig økning av henvendelser fra pasienter som opplever smerter i rygg og nakke som ofte har bakgrunn i arbeidssituasjonen hjemme. Hjemmekontoret er i mange tilfeller rett og slett ikke utstyrt godt nok for en god ergonomisk arbeidssituasjon. 

Advokat i Finansforbundet Marte Sogge Jensen minner om at de generelle rammene for arbeidsmiljø, som følger av arbeidsmiljøloven, også gjelder for ansatte på hjemmekontor.

GJELDER HJEMME: Arbeidsmiljøloven gjelder også når man jobber hjemme, minner Finansforbundets Marte Sogge Jensen. (Foto: Björn Audunn Blöndal/Pressworks)

– Ved midlertidig avtale om hjemmekontor, er det vanlig at arbeidstaker har med helt sentrale hjelpemidler hjem for å utføre arbeidsoppgavene på forsvarlig måte. Et eksempel er elektronisk utstyr, som enkelt kan flyttes. Det samme gjelder nødvendig ergonomisk utstyr for å forebygge skader, sier Marte, og utdyper:

– Arbeidstakere som har behov for særskilt tilrettelegging har gjerne spesialtilpasset utstyr stående på kontoret. Det kan være aktuelt med overføring av utstyret til arbeidstakers hjem. Hvorvidt hjemmekontor er en forsvarlig ordning når særskilt tilrettelegging er aktuelt, må likevel vurderes konkret, sier hun.