Årsmøte

Årsmøtet er en viktig arena for å gi medlemmer innflytelse og informasjon.

I Finansforbundet har vi årsmøter internt i bedriftene som skal avholdes i løpet av 4. kvartal, eller årsmøter i de geografiske avdelingene, som skal avholdes innen utgangen av mars.

Det er det sittende styret som har ansvar for avvikling av årsmøtet og alle medlemmer har rett til å delta.

Et årsmøte har en definert saksliste som bestemmes av vedtektene, og det er kun disse sakene som skal behandles på årsmøtet – her finnes det ikke noe eventuelt-punkt.

Huskeliste | Årsmøte

  • Man velger møteleder
  • Dersom årsmøtet er av en viss størrelse, eller andre forhold tilsier det, kan det være hensiktsmessig å la et medlem eller en annen som har god organisasjonskunnskap og vedtektskompetanse om å lede møtet. Denne rollen kalles ofte dirigent.
  • Årsberetning fra styret
  • Årsmøtet får presentert regnskap og budsjett og bes godkjenne det.
  • Årsmøtet behandler innkomne forslag og velger nytt styre og valgkomité.

Et årsmøte kan vedta en forretningsorden som kan omhandle regler for taletid, stemmegiving, med mer, og en forretningsorden behandles tidlig i møtet.

  • En fra styret kan gjerne velges til å skrive protokoll: Protokollen er et viktig element i å huske hva som er besluttet og på denne måte sørge for at historien blir ivaretatt.

Dere må også ha det praktiske på stell, slik at det er holdt av møterom, at dere har noen tilgjengelige kopier av sakspapirene, at det kanskje serveres noe, at man har stemmesedler i bakhånd dersom det er behov for det etc.

Retningslinjer for digitale møter med avstemming (via Teams)

Eksempler på slike møter er årsmøter i regionene og forbundsråd.

Viktige vedtektsbestemte frister:

  • Melding om årsmøtet skal gis med minst 6 ukers varsel.
  • Forslag som ønskes behandlet må være sendt til styret senest 4 uker før årsmøtet.
  • Styret innkaller til møtet med minst 14 dagers varsel.

Vedtektene åpner for at regionårsmøte og valg kan gjennomføres elektronisk. Se § 37 for agenda og andre bestemmelser om årsmøtet.Før møtet

  1. Møtet opprettes i CRM og publiseres på nett for påmelding.
  2. Frist for påmelding settes i forkant av frist for utsending av dokumentasjon til møtet.
  3. Møteleder/dirigent og administrator utpekes (må formelt velges på møtet), forbereder møtet og tester det tekniske. Administrator er ansvarlig for oppfølging av chat.
  4. Påmeldte deltakere får tilsendt innkalling på e-post med lenke til Teams-møte og tilhørende dokumenter samt informasjon om gjennomføring av møtet. Benytt blindkopi. (Opprett møtet i egen kalender og kopier lenken inn i e-posten.)
  5. Forslag som ønskes behandlet må være sendt til styret senest fire uker før årsmøtet. Deltakerne får informasjon om at ferdig formulerte endringsforslag til allerede innsendte forslag kan sendes på forhånd, senest to dager før for forberedelse av administrator og møteleder. Det er også mulighet til å komme med forslag i møtet.
  6. Utarbeide PPT-presentasjon med alle sakene som skal behandles i tråd med sakslisten for møtet. Endringsforslag legges også inn. Forbundets mal skal brukes og det blir laget eget oppsett til årsmøter.

    Last ned mal for årsmøter i region (PPT)
  7. Opprette e-postadresse (ev. benytte regionrådgivers adresse) til bruk ved valg hvis det er flere kandidater som skal stemmes over til samme posisjon. QuestBack kan også benyttes. Kandidater som foreslås valgt til tellekorps på årsmøtene, må oppdateres på rutinene i forkant av møtet og være tilgjengelige på telefon hvis det for eksempel kommer forslag på flere kandidater til verv.

I møtet

  1. Leder av region (eller forbundsleder) åpner møtet og foretar navneopprop.
  2. Leder gjennomfører valg av møteleder eller dirigent, som leder møtet videre. Møtelederen presenterer administrator og dennes rolle (i hovedsak betjene chat og e-post/QuestBack for avstemming i dialog med møteleder), og informerer om hvordan møtet gjennomføres.
  3. Møteleder må sette av nok tid under hver sak slik at deltakerne rekker å sette seg på talerlisten. Pauser legges inn om nødvendig for at saksgangen blir korrekt (f.eks. ved innsending av endringsforslag eller skriftlig valg).
  4. PPT-presentasjon deles i Teams slik at alle ser hvilken sak som er til behandling. Endringsforslag må legges frem både muntlig og skriftlig, og tas inn i presentasjonen underveis.
  5. Deltakere som ønsker å ta ordet, må klikke knappen «Rekk opp hånden».
  6. Spørsmål til forretningsorden markeres ved å skrive «Forretningsorden» i chaten. Da havner man øverst på talerlisten.
  7. Chaten kan også brukes til korte spørsmål, men ikke til innlegg i en sak uten å be om ordet.
  8. Når en sak skal behandles, spør møteleder om det er kommentarer. Sørg for å gi nok tid slik at de som ønsker ordet kan skrive inn navnet sitt.
  9. Når saken er ferdig diskutert, spør møteleder om godkjenning av forslag til vedtak. Stillhet eller ingen reaksjon i chaten innen 10 sek. tolkes som akklamasjon. Uenighet vises ved å skrive «Stemmer mot» i chaten.
  10. Valg gjennomføres på samme måte (ref. pkt. 15), men ved benkeforslag eller flere kandidater til samme posisjon benyttes e-post eller QuestBack. Det legges inn en pause i møtet for å sikre at alle får stemt før opptelling foretas. Møteleder informerer om pausens varighet. På avtalt tidspunkt gjenopptas møtet og resultatet formidles deltakerne.
  11. Møtet heves.

Etter møtet

  1. Protokoll skrives og signeres av de oppnevnte, før den sendes deltakerne.
  2. Regionrådgiver er ansvarlig for å lagre dokumentasjon fra avstemminger mm. under regionens område i SharePoint.

Var dette nyttig?